Plazos legales de conservacion de facturas en Espana
Los plazos de conservacion de facturas no han cambiado con VeriFactu. Lo que si ha cambiado es que ahora tienes que conservar no solo el PDF de la factura, sino tambien el registro VeriFactu asociado (el hash y el registro en el software).
| Impuesto / Norma | Plazo de conservacion | Que conservar |
|---|---|---|
| IVA (LIVA) | 4 anos desde el devengo | Facturas emitidas y recibidas |
| IRPF (LIRPF) | 5 anos desde la presentacion | Facturas, justificantes de gastos |
| Mercantil (Cod. Comercio) | 6 anos desde la fecha | Libros y documentos contables |
| Registro VeriFactu | Mismo plazo que la factura | Registro encadenado + hash de cada factura |
⚠️ Recomendacion practica: conserva todo durante 6 anos para tener margen de seguridad y no tener que recordar que plazo aplica a cada documento.
Que significa conservar el registro VeriFactu
Con VeriFactu, cada factura genera dos cosas que debes conservar:
- La factura en si (PDF descargable con hash y QR visible): es el documento que entregas al cliente y guardas como justificante.
- El registro encadenado en el software: es la base de datos interna del programa que contiene el hash de cada factura y los datos utilizados para calcularlo.
Si solo conservas el PDF pero pierdes el registro del software, tecnicamente tienes la factura pero no puedes demostrar que la cadena VeriFactu estaba intacta. En una auditoria, esto puede ser problematico.
Como conservar correctamente el registro VeriFactu
Hay tres opciones principales:
Opcion 1: confiar en el backup automatico del software (recomendada)
Si usas software en la nube (SaaS) como DeclarApp, el proveedor hace backups automaticos y el registro VeriFactu queda guardado en sus servidores. No tienes que hacer nada adicional. Solo asegurate de que el proveedor garantiza la conservacion de datos durante el periodo legal.
Opcion 2: exportar periodicamente el registro
Muchos programas permiten exportar el registro de facturas en formato XML o CSV. Exportalo periodicamente (al menos trimestralmente) y guarda las copias en un lugar seguro (disco duro externo, nube personal).
Opcion 3: software local con backup propio
Si usas software instalado en tu ordenador, necesitas hacer backups manuales regulares de la base de datos del programa. Es la opcion de mayor riesgo: si tu ordenador falla sin backup reciente, puedes perder el registro.
Que pasa si pierdes una factura de la cadena VeriFactu
Si desaparece una factura del registro encadenado, la cadena se rompe: el hash de la factura siguiente ya no coincide con el de la factura faltante. Esto es detectable de forma inmediata en una auditoria.
En caso de perdida accidental (fallo del sistema, robo del ordenador, etc.), lo recomendable es:
- Documentar la incidencia con la fecha y el motivo de la perdida.
- Conservar los PDFs de las facturas afectadas si los tienes.
- Consultar con tu gestor sobre como proceder si hay una inspeccion.
📌 Por esto es tan importante elegir software en la nube con backups automaticos. El riesgo de perdida del registro es practicamente nulo si el proveedor gestiona correctamente la infraestructura.
Que pasa con las facturas anteriores a VeriFactu cuando empiece la obligacion
Las facturas emitidas antes del 1 de enero de 2027 (o antes de la fecha en que seas obligado) se conservan exactamente igual que siempre: en PDF, en papel o en cualquier formato que permita su lectura. No tienen hash VeriFactu y no lo necesitan. Los plazos legales se aplican a partir de cuando se emitieron.
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