La respuesta corta: Excel no cumple VeriFactu
No hay forma de usar Excel o Google Sheets como software de facturacion certificado VeriFactu. El motivo es tecnico y legal:
- Excel no puede generar hash SHA-256 encadenado de forma que cumpla el formato exacto del RD 1007/2023. Aunque Excel tiene funciones hash, no implementa el protocolo VeriFactu.
- Excel no mantiene un registro de facturas inviolable. Cualquiera puede modificar una celda, borrar una fila o cambiar un importe sin dejar rastro.
- Excel no genera el QR en el formato oficial de la AEAT. El QR debe seguir el esquema URL especificado por la Agencia Tributaria.
- Excel no puede ser certificado como software de facturacion conforme al RD 1007/2023.
⚠️ Atencion: aunque hagas macros en Excel para calcular hashes, eso no esta certificado y no cumple la normativa. La conformidad debe ser del software completo, no de una hoja de calculo modificada.
Por que tanta gente sigue usando Excel para facturar
Segun estimaciones del sector, entre el 30% y el 40% de los autonomos espanoles usan hojas de calculo (principalmente Excel) para generar sus facturas. Las razones son comprensibles:
- Ya tienen plantillas propias bien disenadadas
- Es gratis (incluido en Office o Google Workspace)
- Tienen pleno control sobre el diseno y el formato
- No requiere aprendizaje de software nuevo
- Hasta ahora, nadie les habia exigido nada diferente
VeriFactu rompe esta dinamica. No es una preferencia del software: es un requisito legal con sanciones de hasta 1.000 euros.
Tus opciones reales para sustituir Excel
| Opcion | VeriFactu | Precio | Dificultad de cambio |
|---|---|---|---|
| DeclarApp | ✅ Completo | 9,99 EUR/mes (o gratis 30d) | Muy baja |
| Holded | ✅ En proceso | Desde 29 EUR/mes | Media |
| Contasimple | ✅ Si | Desde 9,95 EUR/mes | Baja |
| Sage | ✅ Si | Desde 25 EUR/mes | Alta |
| Excel / Google Sheets | ❌ No | Gratis / incluido | N/A |
Si usas Excel y tienes pocos clientes y facturas sencillas, DeclarApp es la opcion mas sencilla de adoptar: la curva de aprendizaje es minima y el precio es muy competitivo.
Como migrar de Excel a software certificado sin perder datos
- Exporta tu historial de Excel: guarda una copia de todas tus facturas en PDF para tu archivo personal.
- Registrate en el nuevo software: crea tu cuenta y configura tu perfil fiscal (cuota SS, regimen, tipo de IVA habitual).
- Empieza a facturar con el nuevo software desde la primera factura del nuevo periodo. No es necesario migrar el historico al nuevo sistema.
- Conserva el historial de Excel durante los plazos legales (4 anos para IVA, 5 para IRPF).
Una excepcion: Excel para registros internos
Excel sigue siendo completamente valido para llevar tu contabilidad interna, registrar cobros, analizar tu rentabilidad o planificar tu presupuesto. La restriccion de VeriFactu afecta exclusivamente a la emision de facturas a terceros, no al uso de Excel como herramienta de gestion interna.
📄 Deja Excel para calculos, usa DeclarApp para facturar
Migrar de Excel a DeclarApp tarda menos de 10 minutos. Desde ese momento, cada factura que emites ya cumple con VeriFactu automaticamente.
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