Marco legal: el Real Decreto 1007/2023
El Real Decreto 1007/2023, publicado en el BOE el 5 de diciembre de 2023, establece los requisitos que deben cumplir los sistemas y programas informaticos de facturacion. Su incumplimiento esta tipificado como infraccion tributaria en la Ley General Tributaria, concretamente en los articulos 201 bis y concordantes.
La norma distingue entre dos tipos de obligados: los que deben enviar facturas a la AEAT en tiempo real (SII — Suministro Inmediato de Informacion) y los que deben usar software certificado con firma de facturas aunque no envien los datos directamente. Los autonomos ordinarios entran en el segundo grupo.
⚠️ Importante: el aplazamiento a enero de 2027 afecta a la obligacion de uso, pero NO elimina las sanciones por usar software de facturacion no certificado a partir de la fecha en que seas obligado.
Tipos de infracciones y cuantia de las multas
La normativa contempla tres grandes categorias de infracciones relacionadas con el software de facturacion:
| Tipo de infraccion | Multa minima | Multa maxima |
|---|---|---|
| Produccion o comercializacion de software que permita contabilidad B | 10.000 € | 50.000 € por año fiscal |
| Uso de software de facturacion no certificado (siendo obligado) | 1.000 € | 1.000 € por infraccion |
| Falta de conservacion o integridad del registro de facturas | 500 € | Variable segun perjuicio |
Para los autonomos, la sancion mas probable es la de 1.000 euros por uso de software no certificado. No es una multa unica: puede aplicarse por cada periodo impositivo en el que se detecte el incumplimiento.
Que significa software de contabilidad B
La normativa prohíbe expresamente el uso de software que permita llevar una doble contabilidad, manipular registros o eliminar facturas ya emitidas sin dejar rastro. A esto se le llama coloquialmente software de caja B. Las multas en este caso son las mas severas: hasta 50.000 euros anuales para quien lo produce y para quien lo usa.
¿Quien esta en riesgo ahora mismo?
Aunque la obligacion general para autonomos se ha aplazado a enero de 2027, hay situaciones en las que ya puedes estar en riesgo hoy:
- Grandes empresas y grupos consolidados: obligados desde el 29 de julio de 2025. Si eres proveedor suyo, te pediran facturas VeriFactu.
- Autonomos con volumen de operaciones superior a 6 millones de euros: ya estan en el sistema SII y sujetos a obligaciones reforzadas.
- Cualquier autonomo que use software con funciones de caja B: la prohibicion es inmediata e independiente del aplazamiento.
- Quien emite facturas manipuladas o con inconsistencias: la AEAT puede iniciar una inspeccion en cualquier momento.
Como detecta la AEAT el incumplimiento
La Agencia Tributaria cuenta con tres vias principales para detectar el uso de software no certificado:
- Inspecciones presenciales: un inspector visita tu negocio y solicita acceder al software de facturacion para verificar si cumple los requisitos tecnicos del RD 1007/2023.
- Cruce de datos: si tu software no genera los codigos QR ni los hash SHA-256 correspondientes, las facturas que presentes en declaraciones trimestrales no podran verificarse.
- Denuncias de terceros: proveedores, clientes o empleados pueden denunciar el uso de software inadecuado.
✅ Buena noticia: si usas software certificado desde ahora, quedas completamente cubierto. DeclarApp genera automaticamente el hash SHA-256 y el QR verificable de cada factura, cumpliendo el RD 1007/2023.
Como evitar las multas: pasos concretos
La forma mas sencilla de protegerte es actuar antes de que la obligacion entre en vigor:
- Revisa tu software actual: pregunta a tu proveedor si su programa esta adaptado al RD 1007/2023 y si genera hash SHA-256 en las facturas.
- Exige documentacion: pide la declaracion de conformidad del software. Sin ella, no tienes garantia de cumplimiento.
- Conserva los registros: el reglamento obliga a mantener un registro de facturas con hash encadenado. Asegurate de que tu software lo hace.
- Migra con tiempo: no esperes a enero de 2027. Los proveedores de software tendran picos de demanda cerca de la fecha limite.
Preguntas que nos hacen los autonomos
📌 "Mi gestor me dice que todavia no es obligatorio, ¿me pueden multar?"
Hasta enero de 2027 la obligacion de uso esta aplazada para la mayoria de autonomos. Sin embargo, el uso de software con caja B es sancionable ya desde ahora. Ademas, si recibes facturas de grandes empresas que ya estan en VeriFactu, tendran que ver un QR en tus facturas.
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