📋 La diferencia en una linea:
- Presupuesto: “Te ofrezco hacer X por Y euros”. No es fiscal, no se declara.
- Factura: “Te he hecho X y me debes Y euros”. Si es fiscal, se declara en IVA e IRPF.
El presupuesto: oferta comercial sin efecto fiscal
El presupuesto es un documento comercial previo a la realizacion del trabajo. Recoge: descripcion del servicio o producto, precio unitario, total estimado, condiciones de pago y plazo de ejecucion. No genera ninguna obligacion fiscal para ti ni para el cliente. No lo declaras en IVA ni en IRPF.
Sin embargo, si el cliente lo firma o lo acepta por escrito (email incluido), se convierte en un contrato vinculante. Si el cliente no paga despues de aceptar el presupuesto, tienes base legal para reclamar.
⚠ El presupuesto aceptado NO sustituye a la factura: Aunque el cliente firme el presupuesto y te adelante un pago, sigues obligado a emitir factura cuando termines el trabajo. El presupuesto no es un documento fiscal valido.
Cuando es obligatorio emitir factura
La factura es obligatoria en el momento del devengo de la operacion: cuando realizas la entrega del bien o terminas la prestacion del servicio. No cuando cobras. Si terminas un proyecto el 25 de marzo pero cobras el 10 de abril, la factura es de marzo.
Excepciones donde el devengo es diferente: si hay pagos anticipados (la factura va por el anticipo), si el servicio es de tracto sucesivo como una suscripcion mensual (facturas periodicas).
| Documento | Efecto fiscal | Se declara | Cuando emitir |
|---|---|---|---|
| Presupuesto | No | No | Antes de empezar el trabajo |
| Albaran / parte de trabajo | No | No | Al entregar o terminar |
| Factura | Si | Si | Al realizarse la operacion |
| Factura proforma | No | No | Antes del pago en importaciones |
| Nota de pedido | No | No | Al confirmar el pedido |
Como protegerte si el cliente no paga
El presupuesto firmado + la factura emitida son los dos documentos que necesitas para reclamar legalmente. El presupuesto prueba que hubo un acuerdo de precio. La factura prueba que el trabajo se realizo y el importe es exigible. Sin factura, la reclamacion legal es mucho mas debil.
Si emites una factura y el cliente no paga, tienes varias opciones: burofax de reclamacion, monitorio judicial (para cantidades hasta 250.000€, proceso sencillo), y en ultimo termino la via judicial ordinaria.
Flujo completo recomendado:
1. Presupuesto detallado → 2. Aceptacion por escrito del cliente → 3. Inicio del trabajo → 4. Entrega / finalizacion → 5. Factura con todos los campos legales → 6. Cobro.
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